Cómo Configurar Calendly Paso a Paso 2023

Hasta el momento, cada vez que querías reunirte con un cliente, proveedor o querías tener esas primera reuniones con un lead tenías que enviarle un Calendly:

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El usuario abría el enlace, y reservaba el meeting en tu página de reservas:

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Calendly se integraba con Google Meeting y los invitados asistían a la reunión.

Ahora ya no es necesario, Google ha desarrollado esta misma opción que hace muy prescindible el uso de Calendly, y además es gratuita.

En este artículo te enseñaremos como puedes empezar a utilizarlo.

Crear un horario de citas

Paso 1: Configurar tu calendario

Recuerda: Si usas el gmail como individua tendrás esta funcionalidad gratis. Sin embargo, como empresa necesitarás los planes de Google Workspace y Google One.

1. Abre Google Calendar en tu ordenador

2. Te vas a donde dice Crear + y haces Clic en Horario de Citas

3. Escribes el título del meeting

Cualquier usuario al que le envíes el link al meeting podrá ver el título.
El título aparecerá en las reservas de tu calendario.

4. Defines la duración de la cita.

Si se trata de reuniones de equipo probablemente será de +1 horas, no obstante, para reuniones con leads la duración media suele oscilar entre 20 y 40 minutos.

Recuerda que la duración mínima permitida es de 15 minutos.

5. Define la fecha, la hora y la zona horaria de la reunión.+

Puedes customizar las opciones según la disponibilidad que tengas.
También puedes ofrecer horas un mismo día haciendo clic en el botón

6. Define la franja de programación

Puedes definir de que día a que día estará disponible para agendar.
Puedes añadir un límite de antelación para que una persona pueda programar una reunión (por ejemplo, un mínimo de 3 horas para que puedas organizar y evitar el no-show)
Incluso, puedes bloquear fecha. Por ejemplo, en la imagen a continuación, se bloquea a partir del día 18 de agosto. Esto es útil para que no te agenden reuniones en periodos de ausencia como las vacaciones.

7. Más opciones y ajustes

Puedes ajustar cuanto tiempo quieres entre las reuniones. El Buffer Time se da por ejemplo si le aseigno 30 minutos, y nos agendan una reunión a las 10:00 que termina a las 11:00, contará ese buffer time de 30 minutos, y no dejará que nadie agende hasta por lo menos las 11:30. El Buffer Time es útil para descansar y tomar notas post reunión.
Por default, calendar no permitirá que el usuario agende una reunión en los slots de otros eventos o reuniones que tengas. Sin embargo, existe una opción de pago que también permite la sincronización con otros calendarios, como los calendarios que tengas en otras cuentas de gmail o los calendarios de otras compañeros de trabajo que vayan a asistir a la reunión.

8. Personalizar el color a tus gustos

Google da la opción de personalizar el color en tu calendario, y en la propia página de reserva. Tienes muchas opciones donde elegir:

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Paso 2: Configurar la página de reserva

1. Revisa tu foto y nombre.

2. Elige el método.

Debes elegir cómo te vas a reunir:

3. Indicaciones.

Puedes dejarle indicaciones para las personas que vayan a reservar el meeting contigo.

4. Campos que tienen que rellenar.

En esta sección, podrás elegir que campos quieres que rellene la persona que se va a reunir contigo. Esto es extremadamente útil si te piensas utilizar esta página de reservas para fines comerciales dado que te dejará conseguir datos de los leads:

Puedes añadir campos personalizados si así lo deseas.

5. Confirmación y recordatorios.

Una vez la reunión está programada, lo que queremos es que se lleve a cabo y evitar el no-show. Para ello tenemos dos métodos:

Confirmación: Si activas esta opción, se le enviará un email instantáneo a la persona que agendó para que confirme la cita.
Recordatorios: Si activas esta opción de pago, se le enviará hasta 5 emails para que la persona que agendó no se olvide de asistir.

Recuerda:

La verificación por correo electrónico solo se puede utilizar si has contratado los planes de Google Workspace que cumplen los requisitos.
En el caso de tener los planes de Google Workspace y Google One compatibles con esa función, puedes enviar hasta 5 recordatorios antes de cada cita.
Para aceptar pagos de citas, se necesita una cuenta de Stripe.

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6. Paso final.

Una vez termines este sencillo proceso, te aparecerá esta ventana:

Y si le das a "Abrir página de reservas" la página de reserva se verá así:

Una vez tienes todo esto, aún quedarías varias opciones:

a) Enviar un link

Si quieres reunirte con leads, equipo, clientes, proveedores, etc, simplemente tienes que darle a "Share" y podrás copiar el link y enviárselo a quien quieras:

Dicha página se ve así:

b) Añadirla a tu página web

Si antes tenías Calendly en tu web, ahora también podrás sustituir ese embed code por el de Google Meeting. Para hacerlo tienes 2 opciones:

Elegir la opción botón con popup. Si eliges esta opción, podrás pegar el código en tu sitio web y se desplegará un botón que al ser pulsado permitirá al lead reunirse contigo. Además, podrás cambiar la apariencia del botón cambiando el color y el texto del mismo. Luego, simplemente tendrás que copiar y añadir el código a tu página web.

Embed directo. Si eliges esta opción, podrás añadir directamente la página de reservas dentro de tu landing para que el usuario tenga más fácil reservar un meeting contigo. En este caso, sólo tienes que copiar el código e insertarlo en tu web. La página de reservas se desplegará tal y como la tienes creada.

La opción 1 se recomienda para páginas web mientras que la opción 2 es más útil para landings.

Para más información entra directamente la página oficial de Google.

Sige los pasos que se mencionan en este artículo de Insurgente, la agencia de Linkedin Ads y verá que será un experto en la configuración de Calendly. Si quieres, echa un vistazo a otros artículos del blog, como por ejemplo: Linkedin Premium, Linkedin Sales Navigator, Leads b2b, entre otros.