Pipeline de Ventas: Qué es, Cómo Hacerlo y Ejemplos 2023
Un pipeline de ventas es una herramienta visual que nos permite entender la evolución del proceso de ventas por la que pasa un prospecto desde que nos conoce hasta que nos compra y se convierte en cliente.
Entender qué es un pipeline de ventas es fundamental para la comprensión, el crecimiento y la predictibilidad de los ingresos futuros de tu negocio. Además, mediante su uso podrás detectar problemas dentro del proceso de venta, qué canales funcionan, qué vendedores funcionan y qué hacer para aumentar tus ventas.
Aprende ahora en qué consiste el pipeline y cómo usarlo para ayudar a tu equipo de ventas:
¿Qué es un Pipeline de ventas?
Al conocer una marca o solución, los consumidores pasan por diferentes etapas hasta realizar la compra. Esas etapas o "toques" son los puntos de contacto que tenemos con un prospecto hasta que convierte.
Esos toques en B2C pueden ser:
Leer un artículo
Ver una anuncio
Recibir una recomendación
Leer reseñas
Visitar la web
Ver como un influencer utiliza el producto
Los toques en B2B podrían ser:
Descargarse un Ebook
Ver un anuncio en LinkedIn
Recibir un email por el equipo de ventas
Asistir a un webinar para entender el producto
Interactuar con la empresa por LinkedIn
Escuchar un podcast del CEO
Si le intento vender a un prospecto que no está en modo de compra porque simplemente ha visitado nuestra web, probablemente lo pierda para siempre. Lo suyo, se simplemente atacar a prospectos que están lo suficientemente trabajados como para comprar en caso de ser contactados.
Para eso, se utiliza el Pipeline de Ventas, para registrar los toques o etapas por las que pasa el usuario y aumentar la probabilidad de éxito del cierre de venta.
¿Cómo organizar un pipeline de ventas?
Para organizar tu pipeline de ventas, primero debes definir cuáles son las etapas por las que pasará el prospecto antes de convertir.
Pasos para organizar tu pipeline:
Identifica todas las fases del proceso de ventas. Piénsalo como si el prospecto entrase en un laberinto y hubiese que ir dándole indicaciones para salir de él y convertir.
Comprende la tasa de conversión. Debes entender y optimizar cada etapa para tener la mejor conversión posible. Si tu vendedor es muy malo y tu oferta es muy buena, se enviarán muy pocos presupuestos pero muchos serán aceptados. Si en cambio, tu vendedor es muy bueno y tu oferta muy mala, se enviarán cientos de presupuestos pero muy pocos serán aceptados. Si no mides la tasa de conversión de cada etapa, nunca sabrás donde está el problema.
Tiempo. Debes medir cuánto tiempo pasa el lead en cada etapa. Por ejemplo; imagina que el problema es que cuando se envía el presupuesto, pasan semanas de media y tenemos una mala conversión. Eso es porque el lead se va enfriando a medida que pasa el tiempo. Una solución sería ponerle un fecha de caducidad al presupuesto de 3 días, de esta forma mediante el uso de la urgencia, disminuirás los tiempo por lead y aumentarás las conversiones.
Acciones. Enseña a tu equipo de ventas a utilizar el pipeline, y programarse acciones para las llamadas, mensajes, seguimiento y el resto de acciones que se deben realizar de cara al lead para evitar olvidos, tenerlo todo registrado y sistematizar el proceso.
Un pipeline de ventas como el que tiene Hubspot incorporado, suele verse así:
Para empezar, tendrás que definir los pasos del Pipeline de ventas. Veamos algunos ejemplos:
Pipeline de ventas B2C
Supongamos que se trata de una empresa B2C como podría ser una instaladora de paneles solares, una clínica dental, un estudio de fotografía, una inmobiliaria...
Primer contacto. Sería el primer contacto que establecemos con el lead. A lo mejor es un lead frío porque lo estamos contactando a través de coldcalling tras comprar una base de datos, o tal vez sea templado/caliente porque ya nos conoce y ha pedido presupuesto a través de la web. Este contacto se suele llevar a cabo por teléfono o WhatsApp.
Calificación del prospecto. En esta conversación, nuestro vendedor tendrá que estudiar quién es el prospecto, qué necesidades tiene y si lo podemos ayudar. Si no es nuestro Buyer Persona habría que descartarlo y pasar al siguiente prospecto.
Propuesta. Si tras hablar con el lead, enseñarle cómo le podemos ayudar y analizar si le encajaría trabajar juntos, se le debería enviar una propuesta. La propuesta deberá incluir lo hablado en la llamada (personalización), los servicios a ofrecer así como el precio.
Seguimiento. Son los contactos o toques que se llevan a cabo con el prospecto para ayudarle a avanzar a través de las etapas de nuestro pipeline. El seguimiento se suele realizar con llamadas, WhatsApp o incluso emails.
Cierre de venta. Esta sería la etapa final donde el prospecto deberá abonar la cuantía económica pactada para de esta forma iniciar el onboarding o la entrega de los productos/servicios.
Pipeline de ventas B2B
Supongamos que se trata de una empresa B2B como puede una gestoría, una agencia de marketing, una empresa de software, etc.
Primer contacto. Sería el primer contacto que establecemos con el lead. Lo normal en el marco B2B suele ser llamada fría, contacto a través de LinkedIn, recomendación o contacto inbound a través de la web.
Meeting / DEMO. Se suele llevar a cabo una reunión a través de Google Meeting, Teams o Zoom donde ambas empresas se conocen, hablan sobre las necesidades sobre la empresa interesada y se enseñan los servicios o se realiza una DEMO del producto/software.
Calificación del prospecto. A través de la información del meeting, el vendedor deberá concluir, si el prospecto es una oportunidad y la puede añadir al pipeline para seguir trabajando las etapas.
Propuesta. Si tras hablar con el lead, enseñarle cómo le podemos ayudar y analizar si le encajaría trabajar juntos, se le debería enviar una propuesta. En Insurgente, somos partidarios de personalizar la propuesta añadiendo; Loom explicativo, documento escrito, precios, objetivos, resultados esperados, tiempos y la forma de pago.
Seguimiento. En B2B el proceso de venta es mucho más largo por lo que el seguimiento es más importante que nunca. El seguimiento es común para realizar meetings, saber qué opina el equipo de la empresa interesada y recibir una respuesta a cerca del presupuesto enviado. Los vendedores deberán anotar y programar en su pipeline las acciones a realizar para que el prospecto no se enfría y lo perdamos.
Cierre de venta. Esta sería la etapa final donde firmaremos el acuerdo con la empresa (si es necesario), ejecutaremos los pagos iniciales y comenzaremos con el onboarding.
Si no utilizar un pipeline de ventas no sabrás en que fase tenemos a cada lead y será súper difícil organizar el equipo de ventas así como predecir la futura facturación.
Diferencias entre Pipeline de ventas y funnel de ventas
No confundamos Pipeline de ventas con Funnel de ventas. Veamos las diferencias:
Un pipeline es un conjunto de acciones específicas realizadas por los comerciales para convertir un prospecto en cliente mientras que un funnel es la representación visual de las oportunidades que pasan de una fase del proceso a otra, y las tasas de conversión correspondientes.
Un pipeline sería un mapa que tiene nuestro equipo comercial para ubicar al lead dentro del proceso de venta y así darle indicaciones para ayudarle a "no perderse en el laberinto" indicándole el camino hacia la salida que vendría a ser la venta.
Un funnel es otra herramienta visual que no ayuda al vendedor, sino más bien a su manager a comprender la eficiencia del proceso de venta. El funnel vendría a ser un embudo por donde "echas prospectos" y esperas que salgan ventas.
El funnel ayuda al manager a entender qué etapas puede mejorar, qué canales dan leads de mejor calidad, qué vendedor es más eficiente, qué vendedor tiene que mejorar, es decir, si es el SDR/BDR que no trae la suficiente cantidad de prospectos o es el Account el que no convierte bien.
Un funnel de ventas se suele ver así:
¿Qué puedo medir con mi Pipeline de ventas?
Para saber si tu estrategia de pipeline está funcionando y cómo se puede mejorar, necesitas datos, para conseguir datos hay que medir. Veamos algunas métricas para aplicar a tu pipeline:
Ticket medio: Cada venta que realizo suele tener un ticket asociado. En el caso del modelo B2C los tickets suelen ser más pequeños y bien definidos, frente al modelo B2B donde suelen tickets mucho más altos pero muy diferentes por la personalización de cada proyecto. Por eso, es necesario calcular el ticket medio que viene a ser Ventas €€/ Número de clientes.
CAC/LTV: Gracias al pipeline, tras definir el ticket medio, también podrás definir cuánto tiempo y dinero te cuesta captar al cliente, es decir, podrás conocer tu CAC (Coste de Adquisición del Cliente). Una vez sepas el CAC, y el LTV de tus clientes (Lifetime Value) podrás conocer la rentabilidad de tu equipo de ventas y ajustar las comisiones de tus vendedores.
Ciclo de ventas: ¿Cuánto tiempo pasa desde que el lead entra al pipeline hasta que se convierte? Ese es el ciclo de ventas. El ciclo de venta de una clínica dental es mucho más corto que el de una inmobiliaria que vende pisos por 100K€. Sin embargo, ambos empresas deberán medirlo e implementar medidas para reducirlo.
Número de oportunidades: Deberás conocer cuantas oportunidades se abren y cierran cada mes para entender la estacionalidad del mercado y predecir los ingresos futuros.
Eficiencia: Si añado 1000 leads a un pipeline y convierto 10, la eficiencia de mi pipeline es muy baja dado que sería del 1%. Sin embargo, si de cada 1000 leads, convierto 300, la eficiencia de mi pipeline sería del 30% y tendría que compararla con los estándares del mercado para saber si es muy buena o bastante mejorable. Cuanto más eficaz sea mi pipeline, menos leads necesitaré para alcanzar un mismo número de ventas.
Productividad: Si un vendedor A toma 13 horas de media para cerrar una oportunidad que un vendedor B que tomaría 38 horas de media para cerrar, entonces, tendría que el vendedor A es mucho más productivo que el vendedor B. Esta métrica la puede saber desde los primeros momentos, sin necesidad de esperar hasta el final para verificar que de hecho el vendedor A vende mucho más que el vendedor B.
¿Cómo gestionar tu pipeline de ventas?
Para gestionar tu pipeline, necesitarás un software. Puede ser lo más sencillo como una hoja de cálculo excel o un Notion, o más completo si decides optar por un CRM Customer Relationship Management).
Un buen CRM deberá ayudar a tu equipo de ventas a ser más productivo y eficaz. Las ventajas principales de usar un CRM son:
Automatización. Podrás automatizar la nutrición de los clientes potenciales mediante el envío de secuencias de correos electrónicos, posts en LinkedIn y mensajes WhatsApp.
Sincronización. Podrás sincronizar los canales de captación de leads (Google Ads, formularios web, LinkedIn Ads...) con tu CRM a través de herramientas como Zapier.
Tracking. Un buen CRM permite rastrear la información de los clientes y explorar el histórico de las acciones que se han llevado hasta el cierre de la venta.
Notificaciones. Lo mejor de todo es que en el CRM, tu equipo de ventas podrá programar tareas futuras con leads y recibir notificaciones para que no olvide realizar los seguimientos.
En caso de empresas grandes, con mucho personal, lo más recomendable es utilizar un CRM integrado en un ERP para gestionar tanto los recursos, los procesos y los flujos comerciales.
¿Qué herramientas utilizo para mi pipeline de ventas?
Dependiendo de la situación de la empresa, deberás optar por herramientas más sencillas con precio reducido o gratuitas, o herramientas más completas, especializas y caras.
Sea cual sea tu caso, te recomendaremos las mejores.
Vamos a revisar las herramientas de las más baratas a las más caras y completas:
Hoja de cálculo Excel
Puedes montar tu pipeline de ventas en excel. Podrías organizarlo de forma manual, totalmente gratis y personalizado a tu gusto. El problema es que te llevará algo de tiempo, y no tendrás funcionalidad más cómodas como en otros casos.
Notion + PeopleToNotion
Esta herramienta es muy completa y poco conocida en el mercado hispano. Sin embargo, puede utilizarla junto con la extensión PeopleToNotion para montar allí un simple pero eficaz pipeline totalmente gratis.
Simplemente tendrás que descargarte Notion y PeopleToNotion, y tendrás el Pipeline de Ventas más barato y eficaz de todo el mercado.
Holded
Holded es un software de contabilidad y finanzas para startups y Pymes. Sin embargo, tiene incorporado un pipeline incluido con el pago de la herramienta, que te ayudará con tu prospección dado que es bastante completo y personalizable.
Lo recomendamos, porque de esta manera puedes aprovechar y por el mismo precio tener tanto las finanzas como las ventas en una misma plataforma.
Aprovecha Holded y controla tus finanzas y ventas desde el mismo sitio.
Sales Pipeline de Hubspot
Si tienes un presupuesto mayor, te recomendamos el Sales Pipeline de Hubspot.
Con el Pipeline de Hubspot podrás identificar de una forma muy visual las oportunidades de venta, podrás programar tareas y acciones respecto a los prospectos, e incluso definir las probabilidad de cerrar la venta en cada una de las oportunidades.
ZohoCRM
Si quieres todo en un mismo sitio por un precio cómodo, una gran opción es Zoho. Zoho permite gestionar tu pipeline, analizar los datos, crear páginas de reserva de meeting como Calendly, guardar plantillas de mensajes para acelerar la prospección, y además cuenta con un servicio de llamadas inteligente y permite gestionar varios chats a la vez.
Más allá de los programas que te hemos recomendado, hay otras opciones muy interesantes como ClickUp, Pipedrive, Sales Navigator, Salesforce, entre otros.
Ahora con este artículo ya sabes por qué necesitas un pipeline de ventas y cómo empezar a implementarlo en tu empresa. Sin embargo, si lo que quieres es generar un flujo constante de leads, entonces te recomendamos hablar con nuestro equipo y ver si Insurgente; la Agencia de Marketing B2B es la opción perfecta para ti.
Es un experto en LinkedIn y Ventas B2B. El joven ex-jugador profesional de eSports, lleva años dedicándose a las ventas B2B, trabajando con +100 empresas del sector, mencionado y reputado por LinkedIn como un experto en su campo, y dirijiendo la Agencia de Marketing B2B: Insurgente.
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