El mundo empresarial se encuentra en constante evolución, en este contexto, los software B2B desempeñan un papel esencial, proporcionando soluciones tecnológicas diseñadas específicamente para atender las necesidades de las empresas en sus operaciones, gestión y relaciones con clientes, tanto de manera actual como a futuro.
En este artículo, aprenderás desde que es un software B2B, cuáles son las mejores opciones para el año 2023 hasta su importancia en el entorno empresarial actual.
¿Qué es un software B2B?
Un software B2B, que significa "Business-to-Business" o "Empresa a Empresa" en español, es una categoría de software diseñado específicamente para atender las necesidades y operaciones de empresas que interactúan entre sí en lugar de dirigirse a consumidores individuales(B2C).
Está conformado por un conjunto de aplicaciones informáticas y herramientas diseñadas para satisfacer las necesidades de empresas que buscan interactuar, colaborar y realizar transacciones con otros negocios. Este tipo de software se centra en mejorar la eficiencia y la efectividad de las operaciones comerciales entre socios o entre empresa cliente y empresa proveedora.
Beneficios
La implementación de este tipo de sistemas es fundamental para mantener la competitividad y el éxito. Su adopción brinda a las empresas una serie de ventajas, desde la mejora de la eficiencia operativa y la colaboración hasta la reducción de costos y errores. Aquí te dejamos una lista más explicativa:
Permiten la automatización de procesos comerciales, agilizando la gestión de pedidos, la facturación y la gestión de inventarios, lo que ahorra tiempo y recursos.
Proporcionan una visión completa de las operaciones comerciales, lo que permite a las empresas rastrear y supervisar en tiempo real el estado de los pedidos, inventarios y relaciones comerciales.
Facilitan la comunicación y colaboración entre empresas al proporcionar herramientas para compartir información de manera eficiente.
Simplifican la transferencia de datos entre sistemas internos y entre empresas, mejorando la coherencia de la información, evitando la duplicación de esfuerzos y la pérdida de datos.
Reduce los errores humanos, evita pérdidas financieras y problemas de calidad. Son escalables, lo que significa que pueden crecer con las necesidades de la empresa.
Ofrecen medidas de seguridad avanzadas para proteger datos sensibles y confidenciales.
Ayudan a cumplir con regulaciones y estándares industriales, lo que reduce el riesgo legal y financiero.
Proporcionan herramientas de análisis de datos que permiten a las empresas identificar tendencias, oportunidades y áreas de mejora.
Tipos de software B2B y mejores 2023
Debido a que las necesidades empresariales son bastantes y muy distintas entre ellas, la variedad de softwares es amplia y continúa creciendo. A continuación te comentamos cada categoría y ejemplos en cada una de ellas:
Software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM)
Un SaaS (Software as a Service) de gestión de relaciones con clientes, más conocido como CRM (Customer Relationship Management), representa una solución tecnológica alojada en la nube. Su propósito radica en facilitar la administración y mejora de las interacciones y relaciones comerciales entre una empresa y sus clientes.
Salesforce es una plataforma líder en CRM, tanto, que se ha convertido en un estándar en la gestión de relaciones con clientes. Proporciona herramientas para el seguimiento de clientes potenciales, la gestión de ventas, el servicio al cliente y el marketing. Uno de los puntos fuertes de Salesforce es su capacidad para permitir que los equipos colaboren de manera eficiente, automatizando tareas y analizando datos.
HubSpot, por otro lado, es una solución gratuita que se destaca por ayudar a las empresas a administrar sus contactos. Ofrece características de automatización de marketing y seguimiento de interacciones. Además, permite la personalización de campañas y el análisis de datos para impulsar el crecimiento del negocio, lo que lo convierte en una opción popular para empresas que buscan crecer y mejorar sus relaciones con los clientes.
Zoho CRM ofrece una suite completa de herramientas. Permite a las empresas automatizar flujos de trabajo, analizar datos, gestionar el ciclo de ventas y brindar un mejor servicio al cliente. La versatilidad de Zoho CRM lo hace adecuado para una amplia variedad de empresas y sectores.
Por su parte, Microsoft Dynamics 365 combina tanto CRM como ERP (Enterprise Resource Planning) en una única plataforma. Esto permite a las empresas gestionar las operaciones financieras, ventas, marketing y servicio al cliente en un solo lugar, lo que facilita una visión completa de las operaciones comerciales.
Finalmente, Pipedrive es un software CRM centrado en ventas que se centra en ayudar a los equipos a gestionar contactos, realizar seguimiento de oportunidades de ventas y automatizar tareas repetitivas.
Software de Gestión de Recursos Empresariales (ERP)
Un Software de Gestión de Recursos Empresariales (ERP) es una solución informática integral que integra y automatiza procesos empresariales como contabilidad, recursos humanos, inventario y ventas en una única plataforma.
SAP Business One se destaca como una solución ERP especialmente diseñada para pequeñas y medianas empresas. Su enfoque se centra en brindar una plataforma integral que facilita la gestión de finanzas, inventario, compras y ventas.
En contraste, Oracle NetSuite es una suite completa de aplicaciones empresariales en la nube que engloba tanto el ERP como el CRM y el comercio electrónico. Este software permite a las empresas gestionar de manera eficaz todas sus operaciones, desde la gestión financiera hasta las relaciones con los clientes y las actividades de comercio electrónico.
Por otro lado, Odoo se presenta como un sistema ERP de código abierto que ofrece una flexibilidad excepcional. Con una amplia variedad de módulos disponibles, abarca todos aspectos del negocio, como ventas, inventario, contabilidad y recursos humanos.
En el caso de Microsoft Dynamics NAV, su característica distintiva radica en su adaptabilidad a las necesidades específicas de las empresas. Ofrece funcionalidades robustas en áreas clave como la gestión financiera, la cadena de suministro y la producción.
Finalmente, Epicor ERP se especializa en soluciones para la fabricación y la gestión de la cadena de suministro. Su enfoque se centra en ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia en la planificación de la producción, la gestión de inventarios y las relaciones con proveedores.
Software de Gestión de Proyectos
Un Software de Gestión de Proyectos es una aplicación informática diseñada para planificar, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con la ejecución de proyectos.
Trello se basa en la visualización de tareas a través de tableros, tarjetas y listas. Esta disposición permite una organización intuitiva de las tareas y fomenta la colaboración entre miembros del equipo.
Asana, por otro lado, se presenta como una plataforma de gestión de proyectos que se enfoca en la planificación, organización y seguimiento del progreso de las tareas. Facilita la colaboración y la asignación de responsabilidades dentro de los equipos de trabajo.
Monday.com se distingue como una plataforma versátil, ya que permite a los equipos planificar proyectos, realizar un seguimiento de las tareas y colaborar en tiempo real. Se adapta a una amplia variedad de casos de uso empresarial, por eso se considera una opción flexible para la gestión de proyectos y tareas.
Wrike combina la planificación, la colaboración y la gestión de tareas en una sola plataforma, lo que la hace adecuada para proyectos de cualquier tamaño y complejidad.
ClickUp ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo la gestión de documentos, hojas de cálculo y seguimiento del tiempo, todo en un solo lugar. Su alta capacidad de personalización la hace adecuada para adaptarse a las necesidades específicas de cualquier equipo o proyecto.
Este tipo de softwares abarcan una amplia gama de actividades, incluyendo la gestión de empleados, el reclutamiento, la selección, la capacitación, la nómina, la evaluación del desempeño, la gestión de beneficios, el registro de tiempo y asistencia, y el cumplimiento normativo.
BambooHR se especializa en el ciclo de vida completo de los empleados. Desde la contratación hasta la jubilación, BambooHR proporciona herramientas y características que facilitan la gestión de datos de empleados, el seguimiento de tiempo, la administración de beneficios y las evaluaciones de desempeño.
Workday, por su parte, incluye nómina, reclutamiento, gestión del talento y planificación de la fuerza laboral.
ADP WorkForce Now: Es un software destinado a la gestión de recursos humanos y nómina. Se especializa en la automatización de procesos de recursos humanos, nómina, beneficios y cumplimiento de normativas laborales. Una característica específica de este software es su capacidad para integrarse con otros sistemas de recursos humanos y nómina.
Gusto se especializa en la gestión de pequeñas empresas. Una característica específica de este software es su facilidad de uso, ya que ha sido diseñado específicamente para pequeñas empresas sin un departamento de recursos humanos dedicado.
SAP SuccessFactors es un software de gestión de recursos humanos en la nube que se enfoca en la gestión del talento y la planificación de la sucesión. Se especializa en la gestión de grandes empresas con múltiples oficinas y empleados en todo el mundo. Es decir que, este software tiene capacidad para adaptarse a diferentes culturas empresariales y normativas, laborales de distintos países.
Software de Gestión de Finanzas
Un Software de Gestión de Finanzas es una aplicación informática diseñada para administrar y controlar las actividades financieras de una organización de manera efectiva. Abarcan diversas funciones financieras, desde la contabilidad, la gestión de presupuestos, la facturación, la gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, la conciliación bancaria hasta la generación de informes financieros.
QuickBooks es un software que se especializa en pequeñas y medianas empresas. Posee una característica peculiar y es que, tiene una gran facilidad de uso y capacidad para automatizar procesos contables y financieros.
Xero también se especializa en empresas de menor tamaño y además posee la capacidad para integrarse con otros sistemas empresariales, lo que lo hace ideal para empresas en crecimiento con necesidades de expansión y escalabilidad.
Freshbooks está pensado, entre otras cosas, para autónomos. Además de su facilidad de uso y el enfoque en la facturación, este software posee una funcionalidad de seguimiento de gastos.
Sage Intacct posee una gran capacidad para automatizar procesos financieros complejos, como consolidaciones financieras y gestión de proyectos, por lo que es una opción ideal para empresas de mediano a gran tamaño.
Netsuite Financials destaca especialmente por ser un programa completo, que no solo ofrece todas las características mencionadas en los softwares anteriores, sino que además, se especializa en la seguridad de datos y la confidencialidad.
Errores a evitar
Aunque todo puede sonar a ventajas y facilidad, a la hora de elegir o implementar un programa B2B se suelen cometer errores. Algunas veces por desconocimiento, otras por tomar decisiones apresuradas. Es muy importante informarse antes de invertir en uno, por ello, aquí te dejamos algunos de los errores que deberías evitar:
No definir objetivos claros
Uno de los errores más comunes es no tener objetivos claros al implementar un software B2B. Hay que definir de manera precisa qué se espera lograr con la herramienta, ya sea aumentar la eficiencia operativa, mejorar la atención al cliente o impulsar las ventas. Sin objetivos definidos, es difícil medir el éxito y aprovechar al máximo la inversión en el software.
No capacitar adecuadamente al personal
El personal debe recibir una formación exhaustiva sobre cómo utilizar la herramienta de manera efectiva. Ignorar la capacitación puede llevar a una adopción deficiente del software, lo que a su vez puede resultar en errores y una sub utilización de sus capacidades.
No personalizar el software
Cada empresa tiene sus propias necesidades y flujos de trabajo únicos. No personalizar el software B2B para adaptarlo a estas particularidades es un error. La personalización es esencial para que la herramienta se ajuste perfectamente a los procesos de la empresa y brinde el máximo valor.
No mantener el software actualizado
Las actualizaciones suelen incluir correcciones de errores, mejoras de seguridad y nuevas características. Ignorar estas actualizaciones puede dejar a la empresa vulnerable a problemas de seguridad.
No medir ni analizar el rendimiento
No llevar a cabo un seguimiento y análisis del rendimiento del software es un error costoso. Se deben establecer métricas clave y utilizar herramientas de análisis para evaluar cómo el software impacta en las operaciones y resultados. Sin esta evaluación, es difícil identificar áreas de mejora y optimizar el uso.
Tips para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades
Si estás decidido a invertir en un sistema para mejorar la operación de tu empresa, aquí te dejamos algunos tips extras para que te asegures elegir, la mejor opción para tu negocio:
Antes de comenzar la búsqueda de software, realiza un análisis detallado de tus necesidades comerciales. ¿Qué procesos quieres mejorar o automatizar? ¿Qué objetivos esperas alcanzar con la herramienta? Identificar tus necesidades específicas te ayudará a enfocarte en soluciones que realmente se ajusten a tu empresa.
Piensa en el crecimiento futuro de tu empresa. Busca software que no solo cumpla con tus necesidades actuales, sino que también pueda escalarse a medida que tu negocio crezca. Esto evitará la necesidad de cambiar de plataforma más adelante.
Investiga de manera extensa sobre las opciones disponibles en el mercado. Lee reseñas, solicita referencias de otras empresas que utilicen el software y realiza demostraciones. Las mejores decisiones se toman siempre basadas en datos e información.
El software debe ser fácil de usar para tu equipo. Una curva de aprendizaje pronunciada puede generar resistencia al cambio y reducir la eficiencia. Busca una solución intuitiva que no requiera una capacitación excesiva.
Asegúrate de que el software se integre sin problemas con las aplicaciones y sistemas que ya utilizas. La capacidad de compartir datos entre diferentes herramientas es esencial para la eficiencia operativa.
Investiga la calidad del soporte técnico y la frecuencia de las actualizaciones del software. Un buen soporte puede ser crucial en caso de problemas.
No te limites a comparar los precios iniciales de las soluciones. Calcula el costo total de propiedad, que incluye gastos de licencia, implementación, capacitación, mantenimiento y posibles costos ocultos. Esto te dará una imagen más precisa del gasto a lo largo del tiempo.
En Insurgente, entendemos que cada empresa es única, y es precisamente por eso que desarrollamos estrategias personalizadas. No se trata de soluciones genéricas; se trata de desafiar la norma, elevar cada acción y maximizar resultados. No dudes también, en echar un vistazo a la consultoria b2b que ofrecemos.
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A medida que avanzamos en este artículo, fue quedando claro que los Software B2B representan una parte integral del ecosistema empresarial moderno.
Su capacidad para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y potenciar la toma de decisiones es esencial para el crecimiento y la competitividad en el mercado actual. Con la vista puesta en el futuro, pero los pies firmes en el presente, es una decisión más que inteligente la de comenzar a integrar nuevas tecnologías a los pilares que mantienen un negocio en funcionamiento.
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